Importer vos employés

Le menu Importer ▾ de la page Employés propose trois sources; Nouvel employé crée une fiche à la main. Au forfait Gratuit, la seule place est votre propre fiche: importer d’autres employés demande un forfait payant.

Fichier CSV

1. Fichier — glissez-déposez le CSV. Le gabarit (Champs → ··· → Exporter le modèle CSV) a déjà les bonnes colonnes; remplacez sa ligne d’exemple, sinon elle sera importée comme un employé.
2. Mapping — reliez chaque colonne à un champ. Une colonne doit être associée à Email (Requis). Une colonne peut aussi donner le modèle à assigner, par son nom; le département ne s’importe pas.
3. Validation — lignes valides et erreurs: courriel vide ou invalide, ligne vide. L’option «Ignorer les lignes invalides» importe le reste; un modèle inconnu importe la ligne sans modèle. Les adresses déjà présentes et les doublons du fichier sont écartés par défaut (case «Importer aussi ces lignes»). Un import qui dépasserait la limite d’employés du forfait est refusé en entier.
4. Terminé.

Microsoft 365

Choisissez la source Microsoft 365 et connectez le compte: un administrateur du locataire doit consentir à la permission User.Read.All (lecture de l’annuaire). À partir du forfait Démarrage; réservé au propriétaire et aux administrateurs de l’espace. Chargez les utilisateurs, associez leurs champs aux vôtres, puis importez. Les comptes désactivés, les adresses déjà présentes, les invités externes et les comptes sans boîte aux lettres sont ignorés; ajoutez les boîtes partagées à la main. Déconnecter (propriétaire seulement) retire la connexion.

Coller un texte

Collez une signature, une carte de visite ou un courriel: l’IA remplit les champs, vous vérifiez les valeurs, puis vous cliquez Créer l’employé (une fiche par analyse, sans la photo). 3 crédits par analyse. À partir du forfait Démarrage.

Doublons

L’import écarte par défaut les adresses déjà présentes et les doublons du fichier (case «Importer aussi ces lignes»); l’ajout à la main, Coller un texte et Dupliquer ne vérifient pas. Au déploiement, une adresse portée par plusieurs fiches ayant un modèle ou un département passe en Doublon (Manuel): jamais de déploiement automatique, pour éviter d’écraser la mauvaise signature.

La fiche employé

Chaque fiche porte les champs de l’organisation, un département et un modèle. La photo est un champ de type Image (URL), téléversée depuis la fiche (2 Mo au maximum): sans champ de ce type, pas de photo. Le champ Alias e-mail (Outlook) liste les autres adresses — UPN, anciennes adresses — sous lesquelles l’add-in Outlook reconnaîtra la personne.

Après l’import

• Actions en masse — sélectionnez plusieurs lignes pour assigner un département ou un modèle, dupliquer ou supprimer (suppression en masse réservée au propriétaire et aux administrateurs).
• Nettoyer les données — dans le menu ···: majuscules, téléphones nord-américains, courriels et espaces corrigés sans crédit. À partir du forfait Démarrage.
• Portail employé — laissez chacun compléter sa fiche et sa photo.
• Exporter CSV — les fiches de la recherche et des filtres en cours, une colonne par champ (sans département ni modèle).

Attention

Changer le modèle ou le département d’un employé déployé dépublie sa signature (à redéployer); Gensy demande confirmation. Supprimer une fiche ne dépublie rien: avec Gmail, la signature reste dans la boîte, alors dépubliez-la d’abord dans Déploiement; avec l’add-in Outlook, elle cesse d’être insérée.