Entente de traitement des renseignements personnels

Les engagements d’Agence Hélium Inc. lorsqu’elle traite, pour votre organisation, les renseignements personnels confiés à GENSY.EMAIL.

La présente entente (l’« Entente ») encadre le traitement des renseignements personnels qu’Agence Hélium Inc. (« Gensy », « nous ») effectue pour le compte du client (le « Client ») dans le cadre du service GENSY.EMAIL (le « Service »). Elle fait partie intégrante des Conditions d’utilisation et s’applique automatiquement à tout Client, sans signature distincte. Un exemplaire signé peut être obtenu sur demande à vincent@gensy.email.

Les termes en majuscules non définis ici ont le sens que leur donnent les Conditions d’utilisation.

1. Rôles des parties

Le Client est responsable des renseignements personnels qu’il confie au Service (au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25, et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques fédérale). Gensy agit comme fournisseur de services : nous ne traitons ces renseignements que pour exécuter le Service, selon les instructions du Client, et jamais à nos propres fins.

Les instructions du Client sont constituées des Conditions d’utilisation, de la présente Entente et des actions qu’il pose dans l’application (importer du personnel, activer le portail, activer le suivi statistique, déployer des signatures). Si nous estimons qu’une instruction contrevient à la loi applicable, nous en informons le Client et pouvons suspendre son exécution.

2. Objet, durée et catégories

Objet et durée — la création, la gestion et le déploiement de signatures de courriel, pour la durée de l’abonnement du Client et jusqu’à la suppression de son compte.

Catégories de personnes concernées : les utilisateurs du Client et les membres de son personnel dont une signature est gérée.

Catégories de renseignements :

identité et coordonnées professionnelles : nom, titre, adresse courriel, numéros de téléphone, service ;
photographie ou avatar, logo et éléments de marque ;
champs personnalisés définis par le Client ;
données de compte : adresse courriel, langue, journal d’authentification ;
lorsque le suivi est activé par le Client — désactivé par défaut : chaque ouverture et chaque clic, rattachés au membre du personnel concerné, avec l’adresse du lien cliqué, le type d’appareil, le client de messagerie et l’horodatage, que le Client consulte par membre du personnel ; sans témoin, sans adresse IP et sans donnée identifiant le destinataire. La désactivation du suivi arrête immédiatement la mesure.

Le Service n’est pas conçu pour des renseignements sensibles (santé, données biométriques, renseignements financiers de personnes physiques) ni pour des renseignements concernant des mineurs. Le Client s’engage à ne pas en importer.

3. Confidentialité et personnel

Gensy limite l’accès aux renseignements personnels du Client aux personnes qui en ont besoin pour exécuter le Service. Ces personnes sont tenues à une obligation de confidentialité qui survit à la fin de leur engagement.

Accès de soutien. Le personnel de Gensy n’a pas d’accès permanent aux espaces de travail des Clients. Un accès de soutien est nominatif, limité à 72 heures, journalisé, visible par le Client dans son espace, et expire automatiquement.

4. Mesures de sécurité

Gensy met en œuvre et maintient notamment les mesures suivantes :

chiffrement en transit (TLS) et au repos pour les bases de données et le stockage de fichiers ;
chiffrement applicatif distinct des jetons d’accès aux services tiers du Client (Google, Microsoft) ;
cloisonnement des espaces de travail au niveau de la base de données, de sorte qu’un client ne puisse atteindre les données d’un autre ;
authentification à double facteur disponible, et exigée pour les accès d’administration de Gensy ;
journalisation des actions sensibles et des accès de soutien ;
revues de sécurité périodiques du code et de la configuration, et correction des vulnérabilités selon leur gravité.

Ces mesures peuvent évoluer, sans jamais réduire le niveau de protection convenu.

5. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise Gensy à faire appel aux sous-traitants ultérieurs énumérés à la page Sous-traitants, qui indique pour chacun sa fonction, les catégories de renseignements confiées et son pays d’hébergement. Chaque sous-traitant est lié par des obligations de protection au moins équivalentes à celles de la présente Entente.

Gensy annonce tout ajout ou remplacement de sous-traitant au moins trente (30) jours avant sa mise en service, par courriel à l’adresse du propriétaire de l’espace et par la mise à jour de cette page. Le Client qui s’y oppose pour un motif raisonnable tenant à la protection des renseignements personnels peut, dans ce délai, résilier son abonnement sans pénalité et obtenir le remboursement au prorata de la période payée d’avance.

6. Lieu de traitement et transferts hors Québec

Les données du Service sont hébergées aux États-Unis : la base de données, l’authentification et le stockage des fichiers sont opérés par notre fournisseur dans la région AWS us-east-1 (Virginie du Nord). Les autres sous-traitants sont établis aux États-Unis ou y opèrent, comme l’indique la page Sous-traitants, qui donne pour chacun sa localisation.

Il en découle que toute utilisation du Service suppose une communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Le Client en est informé par la présente Entente et par la Politique de confidentialité (§7), et peut en informer les personnes concernées à ce titre.

Conformément à l’article 17 de la Loi 25, Gensy a procédé à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée portant sur ces communications — sensibilité des renseignements, finalité de leur utilisation, mesures de protection techniques et contractuelles, et régime juridique applicable dans l’État destinataire. Cette évaluation est tenue à jour à chaque ajout ou retrait de sous-traitant, et mise à la disposition du Client sur demande. Gensy s’engage à ne recourir à un sous-traitant établi hors du Québec que dans le cadre d’une entente écrite prévoyant des engagements de confidentialité et de protection conformes aux exigences de la Loi 25.

7. Droits des personnes concernées

Le Client garde la maîtrise des renseignements de son personnel et peut, en tout temps et sans notre intervention, les consulter, les corriger, les exporter et les supprimer depuis l’application.

Si une personne concernée s’adresse directement à Gensy, nous ne répondons pas à sa place : nous transmettons la demande au Client sans délai déraisonnable et l’assistons, dans la mesure du nécessaire, pour y répondre dans les délais légaux. Cette assistance est fournie sans frais, sauf si son volume devient manifestement disproportionné.

8. Incidents de confidentialité

Gensy tient un registre des incidents de confidentialité, comme l’exige la Loi 25.

En cas d’incident mettant en cause les renseignements personnels du Client, Gensy l’en informe sans délai et au plus tard dans les 72 heures suivant la prise de connaissance de l’incident, à l’adresse du propriétaire de l’espace. L’avis décrit la nature de l’incident, les renseignements visés, les personnes susceptibles d’être concernées, les mesures prises et celles que le Client peut prendre. Gensy assiste le Client dans l’évaluation du risque de préjudice sérieux et, le cas échéant, dans ses propres avis à la Commission d’accès à l’information, au Commissariat fédéral et aux personnes concernées. Il appartient au Client, en tant que responsable, de procéder à ces avis.

9. Conservation et destruction

Les durées de conservation appliquées automatiquement par la Plateforme sont détaillées à la section 9 de la Politique de confidentialité. En résumé : statistiques d’utilisation 13 mois ; journaux d’audit et d’appels d’interface 90 jours ; demandes de soutien 12 mois ; journaux des fonctions d’intelligence artificielle 12 mois ; données du personnel jusqu’à leur suppression par le Client.

À la fin de l’abonnement, le Client peut exporter ses données depuis l’application. La suppression du compte détruit immédiatement et définitivement les renseignements personnels des espaces de travail concernés ; les copies de sauvegarde de l’infrastructure sont purgées selon le cycle de notre hébergeur, dans un délai maximal de 30 jours.

10. Vérification

Sur demande écrite raisonnable et au plus une fois par période de douze (12) mois, Gensy fournit au Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de la présente Entente : description de ses mesures de sécurité, liste à jour des sous-traitants, et réponses à un questionnaire de sécurité raisonnable.

Un audit sur place n’est pas prévu ; il peut être convenu séparément, aux frais du Client, en cas d’incident de confidentialité avéré le concernant ou lorsqu’une autorité le requiert.

11. Divers

En cas de contradiction entre la présente Entente et les Conditions d’utilisation sur une question de protection des renseignements personnels, la présente Entente prévaut. Elle est régie par le droit applicable au Québec, et toute modification substantielle est annoncée selon les modalités prévues aux Conditions.