FAQ
Près de cent réponses courtes sur Gensy, Gmail, Outlook et les bonnes pratiques de signature. Pour le pas à pas, la documentation prend le relais.
Général
Qu’est-ce que Gensy?
Gensy est une plateforme québécoise qui crée, centralise et déploie les signatures courriel de toute une organisation, dans Gmail (Google Workspace) et dans Outlook (Microsoft 365). Vous concevez un modèle une seule fois; chaque employé reçoit sa signature avec ses propres informations, et une modification se déploie à tout le monde en un clic.
À qui s’adresse Gensy?
Aux organisations qui veulent des signatures uniformes sans les gérer une à une: PME, cabinets, courtiers, agences, organismes. Le forfait Gratuit convient à une personne seule; les forfaits payants couvrent de 10 à 250 employés, et le forfait Sur mesure va au-delà. Une agence peut aussi gérer un espace distinct pour chacun de ses clients.
Qu’est-ce qu’un gestionnaire de signatures courriel?
Un outil qui remplace les signatures copiées-collées dans chaque boîte par un modèle central. Les données de chaque employé (nom, titre, téléphone, photo) viennent d’un annuaire, et la signature est écrite directement dans Gmail ou Outlook. Quand le logo, une adresse ou une promotion change, on modifie le modèle une fois et on redéploie à tout le monde.
Pourquoi centraliser les signatures courriel d’une entreprise?
Parce qu’une signature est vue à chaque courriel envoyé. Laissée à chacun, elle dérive: vieux logo, mauvais numéro, polices différentes, mentions oubliées. Centralisée, elle reste fidèle à la marque, se met à jour en un clic, affiche les bonnes informations et peut porter une bannière de campagne dont on mesure les clics.
Combien de temps faut-il pour configurer Gensy?
Comptez une vingtaine de minutes pour une première signature: créer l’espace, partir de votre signature actuelle avec l’IA, importer les employés en CSV ou depuis Microsoft 365, puis déployer. La connexion de Google Workspace ou de l’add-in Outlook, à partir du forfait Démarrage, demande un administrateur du domaine et quelques minutes de plus, une seule fois; pour Google, l’identifiant du compte de service de Gensy s’obtient auprès du support.
Mes employés doivent-ils créer un compte?
Non. Les employés reçoivent leur signature sans compte Gensy. Si vous activez le portail employé, chacun reçoit un lien personnel sécurisé, valide 90 jours, pour compléter sa fiche ou gérer sa signature. Seules les personnes qui administrent l’espace ont un compte.
Puis-je gérer plusieurs entreprises ou clients avec un seul compte?
Oui. Un compte peut posséder plusieurs espaces de travail, strictement isolés: données, forfait, clés API et facturation séparés. C’est la façon de faire pour une agence qui gère ses clients ou un groupe avec des filiales. Tout nouvel espace démarre au forfait Gratuit, et un propriétaire ne peut avoir qu’un espace gratuit à la fois: pour en ouvrir un autre, passez d’abord votre espace gratuit à un forfait payant (ou supprimez-le).
L’application est-elle offerte en français et en anglais?
Oui. L’application est offerte en français et en anglais, et chaque membre choisit sa langue d’interface. Les signatures, elles, peuvent être bilingues grâce aux conditions d’affichage.
Modèles et éditeur
Comment créer un modèle de signature?
Le bouton Nouveau modèle propose trois points de départ: partir de zéro, choisir une mise en page dans la galerie, ou repartir d’un de vos modèles. L’éditeur montre la signature telle qu’elle sera reçue (Aperçu réel); vous y posez des rangées, des blocs et des variables comme {{nom}} ou {{titre}}, que chaque fiche employé vient remplir. À partir du forfait Démarrage, l’assistant IA de l’éditeur peut aussi appliquer une modification décrite en une phrase (à partir de 5 crédits par message).
Puis-je partir de ma signature actuelle?
Oui. Dans un espace neuf, Démarrer avec l’IA analyse la signature que vous collez, et l’adresse de votre site au besoin, puis propose un premier modèle, les champs détectés et, si votre forfait inclut des départements, des départements suggérés. C’est offert, sans crédit. Les avertissements de confidentialité et les slogans ne sont pas repris; tout se modifie ensuite dans l’éditeur.
Qu’est-ce qu’une condition d’affichage?
Une règle qui affiche ou masque une rangée, un bloc ou un élément selon le contenu d’un champ de l’employé. Quatre opérateurs: n’est pas vide, est vide, contient et ne contient pas. C’est ce qui permet de servir toute l’organisation avec un seul modèle: la rangée «Cellulaire» disparaît chez ceux qui n’en ont pas, sans laisser de trou.
Comment masquer une rangée quand un employé n’a pas de cellulaire?
Sélectionnez la rangée du cellulaire, ouvrez la section Condition dans l’inspecteur, choisissez le champ Cellulaire et l’opérateur «n’est pas vide». Publiez, puis déployez les signatures marquées Mise à jour disponible. Posée sur la rangée, la condition masque tout son contenu d’un coup: le libellé, le numéro et le poste.
Comment faire une signature bilingue français-anglais?
Déclarez deux champs, par exemple titre_fr et titre_en, puis affichez-les côte à côte ou posez une condition sur chaque ligne pour n’afficher que la version voulue. Le français et l’anglais vivent ainsi dans le même modèle, et un changement de marque ne se fait qu’une fois.
Puis-je avoir un modèle différent par département?
Oui, à partir du forfait Démarrage. Assignez un modèle à un département: chaque employé sans modèle propre en hérite. Un modèle assigné directement à une personne l’emporte sur celui de son département. Le nombre de départements dépend du forfait: 1 au forfait Démarrage, jusqu’à 15 au forfait Entreprise.
Quelles polices utiliser dans une signature courriel?
Une police que les clients de messagerie savent afficher: Arial, Helvetica, Georgia, Verdana ou Tahoma. Une police web téléchargée, même celle de votre site, ne s’affiche pas dans Outlook: elle est remplacée par la police de repli. Dans Gensy, la police se règle dans les styles globaux de l’éditeur; un nouveau modèle part en Inter, à remplacer au besoin par une police sûre.
Quelle largeur donner à une signature courriel?
Entre 380 et 420 px. Au-delà, la signature force un défilement horizontal sur téléphone. Réglez la largeur maximale dans les styles globaux du modèle, et donnez aux images des dimensions fixes en pixels: Outlook ignore les tailles déduites.
Comment ajouter des icônes de réseaux sociaux?
Ajoutez l’élément Médias (icônes sociales): des icônes, en ligne ou en colonne, dont vous choisissez les réseaux et les liens. Icône seule ou icône et texte, forme ronde, carrée ou sans fond, logo original ou monochrome. Pour un profil propre à chaque employé, un LinkedIn par exemple, créez un champ de type Médias sociaux.
Puis-je réutiliser un bloc dans plusieurs modèles?
Oui. Sélectionnez un bloc et choisissez Sauvegarder en composant, au bas de l’inspecteur: il apparaît dans la section Composants de l’onglet Variables de tous les modèles de l’espace, et un clic l’insère au bas du modèle. Chaque insertion est une copie indépendante. Il n’y a pas de copier-coller: Dupliquer reproduit un élément, un bloc ou une rangée dans un même modèle, et les composants restent propres à l’espace de travail.
Comment tester un modèle avant de le déployer?
Vérifiez une fiche complète et une fiche incomplète dans l’Aperçu réel; l’éditeur n’a pas de vue mobile. Envoyez-vous ensuite un test avec Envoyer un test, dans le menu ··· de la carte du modèle, ouvrez-le aussi sur votre téléphone et cliquez chaque lien: une adresse mal collée ne se voit pas à l’œil.
Employés et données
Comment importer mes employés?
Dans la page Employés, le menu Importer propose trois sources: Fichier CSV, dont vous associez chaque colonne à un champ; Microsoft 365, à partir du forfait Démarrage (propriétaire ou administrateur); ou Coller un texte, comme une signature ou une carte de visite, que l’IA transforme en fiche pour 3 crédits. Nouvel employé crée une fiche à la main. À l’import CSV ou Microsoft 365, les adresses déjà présentes sont écartées par défaut; l’ajout à la main et Coller un texte ne vérifient pas les doublons. Au forfait Gratuit, la seule place est votre propre fiche.
Puis-je importer l’annuaire de Microsoft 365?
Oui, à partir du forfait Démarrage, pour le propriétaire ou un administrateur. Choisissez la source Microsoft 365 dans Employés → Importer: un administrateur du locataire consent à la lecture de l’annuaire, vous associez ses champs aux vôtres, puis vous importez. Les comptes désactivés, les adresses déjà présentes, les invités externes et les comptes sans boîte aux lettres, dont les boîtes partagées (à ajouter à la main), sont ignorés. Seul le propriétaire peut Déconnecter.
Quels types de champs puis-je créer?
Sept types: Texte, Email, Téléphone, Extension téléphone, URL / Lien, Médias sociaux et Image (URL). Prénom, Nom et Courriel sont fournis d’office, hors quota, et le Titre est créé d’office (il compte dans le quota). Un champ peut être marqué Requis: la fiche et le portail le signalent, mais seule l’adresse courriel est exigée à l’enregistrement. On compte 5 champs personnalisés au forfait Gratuit, 10 au forfait Démarrage, et un nombre illimité à partir du forfait Essentiel.
Comment corriger des fiches mal formatées en lot?
Avec Nettoyer les données, dans le menu ··· de la page Employés, à partir du forfait Démarrage. Les règles, sans crédit, corrigent les majuscules des noms, le format des téléphones, les extensions, les courriels, les espaces invisibles et les liens. Le correcteur IA, à 3 crédits, ajoute l’orthographe des titres et des départements. Vous cochez chaque correction avant d’appliquer; Défaire reste possible depuis l’historique de l’assistant IA tant que rien n’a été modifié depuis (sauf pour un nettoyage de plus de 500 corrections).
Mes employés peuvent-ils mettre à jour leurs propres informations?
Oui, avec le portail employé. En mode collecte d’informations, l’employé complète sa fiche et sa photo, et un administrateur approuve chaque envoi. En mode libre-service, il gère aussi sa signature (aperçu, copie et, si vous l’autorisez, déploiement), selon les options que vous activez: choix du modèle, déploiement par l’employé, choix de la méthode et validation facultative. Vous choisissez quels champs restent modifiables; le courriel et le département restent gérés par les administrateurs.
Comment uniformiser les photos de l’équipe?
Dans Galerie → Photos d’équipe, le propriétaire ou un administrateur clique Uniformiser pour appliquer le même cadrage, la même pose, le même fond et le même éclairage à toute l’équipe grâce à l’IA, à 50 crédits par photo, à partir du forfait Démarrage. Vous approuvez chaque résultat, avant et après côte à côte. Les originales sont conservées et peuvent être restaurées en tout temps.
Que se passe-t-il si deux employés ont la même adresse?
Une même adresse peut porter plusieurs fiches: l’import écarte par défaut les adresses déjà présentes, mais l’ajout à la main et Coller un texte ne vérifient pas, et Dupliquer copie une fiche, courriel compris. Au déploiement, si plusieurs de ces fiches ont un modèle ou un département, elles passent au statut Doublon (Manuel) et sont forcées en déploiement manuel, pour éviter d’écraser la mauvaise signature. Corrigez l’adresse ou supprimez le doublon pour revenir au déploiement automatisé.
Comment gérer un employé qui écrit depuis plusieurs adresses?
Ajoutez ses autres adresses, comme son UPN ou d’anciennes adresses, dans le champ Alias e-mail (Outlook) de sa fiche: l’add-in Outlook reconnaîtra la personne sous chacune d’elles. Pour une boîte partagée comme info@, créez plutôt une fiche distincte avec son propre modèle.
Google Workspace et Gmail
Comment déployer des signatures dans Gmail pour toute l’entreprise?
Dans la console d’administration Google, un super-administrateur autorise d’abord le compte de service de Gensy par la délégation au niveau du domaine (identifiant fourni par le support). Le propriétaire connecte ensuite Google Workspace dans Paramètres → Intégrations avec un compte super-administrateur du domaine; passez la page Déploiement en mode Automatisé, puis cliquez Tout déployer. Gensy écrit la signature Gmail de chaque employé par l’API: personne n’a rien à installer. À partir du forfait Démarrage.
Quels droits faut-il dans Google Workspace?
Il faut être propriétaire de l’espace Gensy et disposer d’un compte super-administrateur du domaine Google. Rien n’est à activer dans votre propre console Google Cloud: il suffit de configurer, dans la console d’administration Google, la délégation au niveau du domaine pour le compte de service de Gensy (identifiant fourni par le support), avec les portées gmail.settings.basic, gmail.settings.sharing et admin.directory.user.readonly. Le guide d’installation, dans l’application, détaille chaque étape.
Mes employés doivent-ils installer quelque chose dans Gmail?
Non. Avec Google Workspace, la signature est écrite directement dans les paramètres Gmail de chaque employé, par l’API. Elle apparaît dans Gmail sans extension ni configuration de leur côté.
Pourquoi Google refuse-t-il mes déploiements?
Le bandeau de Paramètres → Intégrations en donne la cause. Une autorisation refusée au compte de service (invalid_grant) se corrige dans la délégation au niveau du domaine, dans la console d’administration Google. Une preuve d’administration manquante ou expirée (30 jours sans déploiement Gmail), ou un compte qui n’est plus super-administrateur, se règle en reconnectant Google Workspace avec un compte super-administrateur. La portée admin.directory.user.readonly manquante s’ajoute dans la console d’administration Google; la vérification reprend d’elle-même.
Qu’est-ce que la preuve d’administration?
Gensy vérifie à la connexion que le compte qui a consenti est super-administrateur du domaine. Cette preuve vaut 30 jours et se renouvelle d’elle-même, au plus une fois par jour, à chaque déploiement vers Gmail; sans déploiement Gmail pendant 30 jours, elle expire et il faut reconnecter Google Workspace. C’est une protection: si l’administrateur perd ses droits ou quitte l’organisation, les déploiements s’arrêtent et un bandeau dans Paramètres → Intégrations l’explique.
Gensy fonctionne-t-il avec plusieurs domaines Google?
Oui, si les domaines sont gérés dans le même compte d’administration Google Workspace. Une seule connexion couvre alors tous les employés, quel que soit leur domaine. Pour une configuration différente, écrivez-nous par la page Contact.
La signature s’applique-t-elle aussi aux réponses dans Gmail?
Oui. La signature écrite par Gensy est celle des paramètres Gmail de l’employé: elle s’applique aux nouveaux messages et aux réponses. Quand le modèle change, un nouveau déploiement la remplace partout.
Gensy fonctionne-t-il avec un compte Gmail personnel?
Le déploiement automatisé exige Google Workspace, parce qu’il passe par l’administration du domaine. Avec une adresse @gmail.com, utilisez le déploiement manuel: au forfait Gratuit, Copier la signature, dans la page Déploiement, la copie prête à coller dans Gmail; à partir du forfait Démarrage, Envoyer vous la transmet aussi par courriel, avec les instructions pour la coller dans Gmail.
Microsoft 365 et Outlook
Comment déployer des signatures dans Outlook pour toute l’entreprise?
Téléchargez le manifeste de l’add-in dans Paramètres → Intégrations, téléversez-le dans le centre d’administration Microsoft 365, puis déployez-le pour tous les utilisateurs ou pour un groupe. Ensuite, tout se passe dans Gensy: dans la page Déploiement, passez en mode Automatisé et cliquez Tout déployer; l’add-in sert alors à chaque employé déployé sa signature à jour, sans rien installer de son côté. À partir du forfait Démarrage.
Comment installer l’add-in Outlook de Gensy?
Dans Gensy, ouvrez Paramètres → Intégrations et cliquez Télécharger le manifeste (XML). Dans admin.microsoft.com, ouvrez Paramètres → Applications intégrées → Charger des applications personnalisées, téléversez le fichier et déployez-le pour tous ou pour un groupe. Dans la page Déploiement, passez ensuite en mode Automatisé et cliquez Tout déployer: l’add-in ne sert que les employés ainsi déployés. Le badge Microsoft passe à Connecté dès qu’un employé déployé a reçu sa signature par l’add-in, soit à son premier message rédigé.
Pourquoi l’add-in affiche-t-il «Hors ligne»?
L’add-in n’a rien récupéré pour cet employé depuis plus de 7 jours. Vérifiez qu’il est toujours déployé dans le centre d’administration Microsoft 365 et que la personne a rédigé un message dans Outlook récemment: l’add-in ne se manifeste qu’à la rédaction. Si son adresse existe dans deux espaces Gensy, un add-in installé avec un ancien manifeste cesse de servir sa signature: retéléchargez le manifeste dans Paramètres → Intégrations et rechargez-le dans le centre d’administration.
Comment afficher le nom de la personne qui répond depuis info@?
Avec l’add-in Outlook connecté, ajoutez la boîte partagée comme employé, avec son propre modèle, puis insérez l’élément Répondant (section Boîte partagée du panneau Variables): nom, titre, courriel ou téléphone du délégué qui répond. Le titre et le téléphone viennent de la fiche employé du délégué; sans fiche, seuls son nom et son courriel s’affichent. Posez une condition «n’est pas vide» sur cette rangée pour qu’elle disparaisse le reste du temps. Non disponible dans Gmail.
Pourquoi les images de ma signature ne s’affichent-elles pas dans Outlook?
En milieu corporatif, Outlook bloque souvent les images externes. Demandez à votre équipe TI d’ajouter gensy.email et app.gensy.email aux expéditeurs approuvés: le logo, la photo et les icônes s’afficheront ensuite. Si une seule photo manque, vérifiez dans Déploiement que l’employé est en ligne, puis laissez quelques heures au cache du client de messagerie.
Pourquoi ma signature est-elle décalée dans Outlook?
Outlook classique pour Windows affiche les courriels avec le moteur de Word, qui ignore une bonne partie du CSS moderne. Gensy génère un tableau HTML pour garder l’alignement, et trois réglages aident: des dimensions fixes en pixels pour les images, un interligne autour de 1,4 à 1,5, et une largeur maximale sous 420 px. Partir d’un modèle de la galerie évite la plupart des erreurs de structure.
Faut-il être administrateur Microsoft 365 pour installer Gensy?
Pour une étape seulement: l’add-in se déploie une fois depuis le centre d’administration Microsoft 365, et l’import de l’annuaire demande le consentement d’un administrateur du locataire. Ensuite, la gestion quotidienne des signatures se fait dans Gensy, sans droits Microsoft particuliers.
Une même adresse peut-elle exister dans deux espaces Gensy?
Oui, mais sa signature ne doit être déployée automatiquement que depuis un seul des deux. Vous figurez toujours comme employé de l’espace que vous créez; si votre adresse est déjà employée ailleurs, la fenêtre de création vous en avertit, sans bloquer. Un add-in Outlook installé avec un ancien manifeste, sans lien à un espace, cesse alors de servir la signature: retéléchargez le manifeste dans Paramètres → Intégrations et rechargez-le dans le centre d’administration Microsoft 365.
Déploiement
Quelle est la différence entre le déploiement automatisé et manuel?
Le déploiement automatisé écrit la signature à votre place: par l’API Google dans Gmail, ou par l’add-in dans Outlook. Le déploiement manuel envoie à chaque employé sa signature par courriel ou par lien, à coller lui-même. Le manuel est le seul mode du forfait Gratuit, où il se limite à copier votre propre signature; l’automatisé est inclus à partir du forfait Démarrage et reste le plus fiable pour toute une organisation.
Puis-je planifier un déploiement?
Oui, à partir du forfait Démarrage. Planifier… fixe une date et une heure jusqu’à 60 jours d’avance, avec des raccourcis comme «Demain 9 h» ou «Lundi 9 h». L’exécution se fait dans les 15 minutes environ, et jusqu’à 20 planifications peuvent attendre par espace. En mode automatisé, Planifier le retrait… fait de même pour mettre des signatures hors ligne.
Combien de temps avant qu’une modification apparaisse?
En mode automatisé, une fois le modèle publié: l’add-in Outlook sert la nouvelle version dès le message suivant, sans redéploiement, et la signature Gmail est réécrite par l’API au déploiement (Mettre à jour ou Tout déployer). Une photo ou une image peut prendre quelques heures à se rafraîchir à cause du cache des clients de messagerie. En mode manuel, rien ne change tant que l’employé n’a pas recollé sa signature.
Que se passe-t-il quand je modifie un modèle déjà déployé?
Tant que vous enregistrez sans publier, les employés gardent la version publiée (sauf pour un modèle jamais publié, qui sert son brouillon). Une fois le modèle publié, l’add-in Outlook sert la nouvelle version au message suivant, sans redéploiement; dans Gmail, la signature déjà poussée reste en place jusqu’au prochain déploiement ou à la synchronisation quotidienne. Après la publication, les employés qui utilisent le modèle passent à Mise à jour disponible dans la page Déploiement. Mettre à jour les remet à jour un par un ou en sélection, et Tout déployer applique le changement à tout le monde.
Comment retirer la signature d’un employé qui quitte l’entreprise?
Dans la page Déploiement, sélectionnez l’employé et choisissez Dépublier: en mode automatisé, sa signature est retirée. Supprimer sa fiche ne dépublie rien: avec Gmail, la signature reste dans la boîte, alors dépubliez-la d’abord, puis supprimez la fiche; avec l’add-in Outlook, elle cesse d’être insérée dès la suppression. Une signature collée à la main en mode manuel ne peut pas être retirée par Gensy.
Comment installer une signature dans Apple Mail?
Apple Mail passe par le déploiement manuel. À partir du forfait Démarrage, le lien envoyé à l’employé ouvre une page avec sa signature, un bouton Copier ma signature et les instructions pour Gmail, Outlook et Apple Mail; au forfait Gratuit, utilisez Copier la signature dans la page Déploiement. Dans Apple Mail, la signature se colle dans Réglages → Signatures. Le lien est valide 30 jours et se renvoie depuis la page Déploiement.
Puis-je envoyer la signature par courriel à un employé?
Oui, sur un forfait payant. Dans la page Déploiement, Envoyer transmet la signature par courriel à l’employé, Copier le lien de partage (menu ···) copie son lien public, et Tout notifier ou Envoyer sélection renvoient le courriel d’installation à ceux qui l’ont déjà reçu. Aperçu rapide montre la signature dans une fenêtre de rédaction simulée avant l’envoi.
Campagnes et analytiques
Qu’est-ce qu’une campagne de bannière?
Une bannière promotionnelle ajoutée à la signature des employés déjà déployés, à l’élément Bannière du modèle s’il en a un, sinon sous la signature: pour tous les modèles ou seulement certains, en continu ou entre deux dates. Vous la créez avec l’éditeur intégré et ses cinq gabarits, ou à partir d’une image, avec un lien de destination dont les clics sont mesurés. À partir du forfait Démarrage.
Puis-je programmer une bannière pour une période précise?
Oui. Cochez Programmer la campagne, choisissez la Période de diffusion, puis cliquez Programmer. En mode automatisé, la bannière apparaît et disparaît d’elle-même: dans Gmail au passage quotidien, avec l’add-in Outlook au message suivant; une signature collée à la main la garde jusqu’à ce qu’elle soit recopiée. Sans dates, la campagne reste Toujours active.
Puis-je réserver une bannière à certains employés?
Oui, en ciblant des modèles précis: seuls les employés qui les utilisent reçoivent la bannière. Pour viser une équipe, donnez-lui son propre modèle, par département par exemple. Laissez le ciblage vide pour tout le monde.
Quelle taille donner à une bannière de signature?
Pensez-la pour environ 400 px de large, la largeur d’une signature lisible sur téléphone, et fournissez une image au double de la taille d’affichage pour qu’elle reste nette. Une seule idée par bannière, un texte lisible sans zoom, et une vraie date de fin: une promotion de mars encore visible en juillet coûte plus qu’elle ne rapporte.
Comment mesurer les clics dans les signatures?
Le propriétaire ou un administrateur active Statistiques des signatures dans Paramètres → Général, puis redéploie: Gensy ajoute un pixel de vue et des liens de redirection. La page Analytiques donne les vues, les clics et le taux de conversion (CTR) sur 7, 30 ou 90 jours, par employé, par lien et par appareil, et l’onglet Campagnes les vues et les clics des bannières, toutes campagnes confondues. À partir du forfait Démarrage.
Le décompte des vues est-il précis?
Chaque passage par un lien suivi compte comme un clic, robots connus exclus, mais un logiciel de sécurité qui ouvre les liens d’un courriel peut en ajouter. Le nombre de vues est une estimation: un employé qui voit sa propre signature en rédigeant compte comme une vue, un client de messagerie qui bloque les images n’en compte aucune, et les passerelles d’entreprise reconnues sont écartées. Les ouvertures répétées depuis une même adresse pour un même employé sont regroupées pendant environ 30 minutes.
Le suivi est-il conforme à la Loi 25?
Il est conçu en fonction de la Loi 25: aucun témoin, aucune adresse IP dans les statistiques, et il ne s’active que si le propriétaire ou un administrateur le décide. La mesure porte sur la signature de vos employés, pas sur leurs correspondants, mais un classement par employé existe: dites à vos équipes à quoi servent les chiffres avant de l’activer.
Comment exporter les statistiques?
Exporter CSV, dans la page Analytiques, offre la période affichée ou un mois complet, jusqu’à douze mois en arrière: totaux par employé, totaux par jour et les dix liens les plus cliqués. Le détail événementiel d’un mois s’obtient sur demande au support.
IA, MCP et API
Comment l’IA est-elle utilisée dans Gensy?
À plusieurs endroits: l’assistant de l’éditeur applique une modification décrite en une phrase, l’IA propose vos champs, transforme une signature collée en fiche, corrige l’orthographe des fiches et uniformise les photos de l’équipe. Rien n’est appliqué sans votre clic, et les 8 dernières actions de l’IA se défont dans l’historique, tant que rien n’a été modifié depuis. À partir du forfait Démarrage.
Qu’est-ce qu’un crédit IA?
L’unité du quota mensuel commun à toutes les fonctions IA. Un message à l’assistant de l’éditeur coûte à partir de 5 crédits (selon la taille du modèle), l’analyse d’un texte collé 3 crédits, une photo uniformisée 50 crédits. Le forfait Démarrage en inclut 1 000 par mois, le forfait Entreprise 15 000, et le quota repart à zéro chaque mois.
Que se passe-t-il quand mes crédits IA sont épuisés?
Les fonctions IA s’arrêtent jusqu’au mois suivant, ou jusqu’à un changement de forfait. Tout le reste fonctionne normalement: éditeur, déploiement, règles de nettoyage sans crédit. Le solde se lit dans la carte Plan du tableau de bord et dans Paramètres → Facturation.
Qu’est-ce que le connecteur MCP?
Le Model Context Protocol est un standard qui permet à un assistant IA d’utiliser les outils d’une application. Le connecteur MCP de Gensy donne à Claude, ChatGPT, Claude Code ou Cursor 51 outils, avec le rôle de la personne qui l’autorise: espace, employés, champs, modèles, départements, campagnes, signatures et déploiements, analytiques, équipe et activités. À partir du forfait Démarrage.
Puis-je gérer mes signatures depuis Claude ou ChatGPT?
Oui, à partir du forfait Démarrage. Ajoutez un connecteur personnalisé avec l’adresse https://app.gensy.email/api/mcp (dans ChatGPT, en mode développeur), choisissez l’espace et la portée dans l’écran de consentement, puis écrivez simplement ce que vous voulez: «Mets le département Marketing sur le modèle bilingue et planifie le déploiement lundi à 9 h.» Rien à installer, et l’accès se révoque d’un clic.
L’assistant peut-il supprimer des données sans me demander?
Non. Les outils destructifs (suppression, dépublication, annulation d’une planification, retrait d’un membre) exigent une confirmation que l’assistant doit vous demander. Une portée en lecture seule n’expose même pas les outils d’écriture, et chaque action apparaît dans le journal d’activités de l’espace.
Mes données passent-elles par Anthropic ou OpenAI?
Les fonctions IA de l’application passent par les fournisseurs listés dans la page Sous-traitants. Si vous branchez le connecteur MCP à un assistant, les réponses de Gensy transitent aussi par le fournisseur de cet assistant et sont soumises à ses conditions, ce que l’écran de consentement rappelle. Les jetons de portail et les identifiants de facturation ne passent jamais par ce canal.
Gensy offre-t-il une API?
Gensy expose ses outils par son serveur MCP, utilisable avec une clé API depuis un client local ou un script (npx -y gensy-mcp). Les clés se génèrent dans Paramètres → Assistants IA et clés API, en lecture seule ou en lecture et écriture, avec une expiration au choix. Limite de 90 requêtes par minute par clé. À partir du forfait Démarrage.
Tarifs et facturation
Gensy offre-t-il un forfait gratuit?
Oui: 1 employé (votre propre fiche), 1 modèle, 3 images et 5 champs personnalisés, avec le déploiement manuel par Copier la signature, sans envoi par courriel ni lien de partage. C’est la bonne façon d’essayer l’éditeur sur votre propre signature. Le déploiement automatisé, l’IA, les départements, les campagnes et les analytiques s’ouvrent à partir du forfait Démarrage.
Combien coûte Gensy?
De 0$ à 149$ par mois selon le nombre d’employés: Démarrage 15$ (10 employés), Essentiel 29$ (25), Professionnel 49$ (50), Affaires 89$ (100) et Entreprise 149$ (250). L’engagement annuel retire 10 %. Les prix affichés sont en dollars canadiens, taxes en sus; une organisation des États-Unis paie en dollars américains (Démarrage 12$ US, Essentiel 24$ US, Professionnel 39$ US, Affaires 79$ US, Entreprise 129$ US par mois). Au-delà de 250 employés, le forfait Sur mesure se fait sur devis.
Comment suis-je facturé avec l’option Trimestriel?
Le prix est affiché au mois et prélevé d’avance pour 3 mois — 15$ par mois pour Démarrage, donc 45$ CAD par trimestre. La facturation est opérée par Stripe.
Et l’engagement annuel?
Il retire 10 %. Démarrage passe de 15$ à 13,50$ par mois, soit 162$ CAD pour l’année; Professionnel de 49$ à environ 44$, soit 529$; Entreprise de 149$ à environ 134$, soit 1 609$.
Qu’est-ce qui change entre le gratuit et un forfait payant?
Le forfait Gratuit couvre votre propre fiche, 1 modèle et 3 images: vous copiez vous-même votre signature et la collez dans votre messagerie. À partir du forfait Démarrage, le déploiement peut être automatisé par l’API Google ou l’add-in Outlook (ou remis par courriel ou par lien), et s’ouvrent les départements, les analytiques, les campagnes, les crédits IA, l’assistant IA et le serveur MCP; les limites sont aussi plus élevées.
Les taxes sont-elles incluses?
Non, elles s’ajoutent aux prix affichés. Numéros d’inscription: TPS 722984804RT0001, TVQ 1229598054TQ0001.
Que se passe-t-il si je dépasse un quota?
L’application affiche vos compteurs — employés, modèles, départements, images, crédits IA. Une limite atteinte bloque l’ajout (un import qui la dépasserait est refusé en entier) et l’application vous propose de remplacer un modèle ou une image, ou de passer au palier suivant; quand les crédits IA sont épuisés, les fonctions IA s’arrêtent jusqu’au 1er du mois suivant. Si vous passez à un forfait plus petit, les employés au-delà de la limite passent au statut «Limité par le forfait» et leurs signatures déployées automatiquement sont retirées.
Puis-je changer de forfait ou annuler?
Oui, à tout moment. Le propriétaire de l’espace le fait dans Paramètres → Facturation et le portail Stripe (Gérer la facturation): mise à niveau, rétrogradation ou annulation (retour au Gratuit). Une annulation prend effet à la fin de la période en cours, sans remboursement au prorata; le premier paiement d’un premier abonnement est remboursé en entier sur demande dans les 30 jours. Avant une rétrogradation ou un retour au Gratuit, Gensy vous montre ce qui sera retiré.
Que devient mon espace si j’annule mon abonnement?
L’espace revient au forfait Gratuit. Les fiches et les modèles sont conservés, mais les signatures déployées automatiquement sont retirées, les images sont suspendues, les clés API et les connecteurs sont révoqués et l’add-in Outlook cesse de servir. Les signatures collées à la main restent en place. Un nouvel abonnement rétablit les images et les liens directs, mais les signatures retirées sont à redéployer, et les clés API et les connecteurs à recréer.
Avez-vous une offre pour plus de 250 employés?
Oui, le forfait Sur mesure: plafonds, crédits IA et collaborateurs selon entente, à partir de ceux du forfait Entreprise, avec support prioritaire et facturation annuelle corporative. Le prix se fait sur devis, selon le nombre d’employés: écrivez-nous par la page Contact.
Sécurité et confidentialité
Où sont hébergées mes données?
La base de données, l’authentification et les fichiers sont hébergés chez Supabase, sur AWS dans la région us-east-1 (Virginie du Nord, États-Unis); l’application est servie par Vercel. Chaque fournisseur, son rôle, les données qu’il touche et l’endroit où elles sont traitées figurent dans la page Sous-traitants.
Gensy est-il conforme à la Loi 25?
Gensy est conçu en fonction de la Loi 25: un responsable de la protection des renseignements personnels, une politique de confidentialité et une liste de sous-traitants publiques, des analytiques sans témoin ni adresse IP conservée, l’export et la suppression des données. Comme les données sont hébergées hors Québec, votre évaluation des facteurs relatifs à la vie privée doit en tenir compte; l’entente de traitement des données est publiée sur le site, avec les conditions et la politique de confidentialité.
Qui peut accéder à mon espace?
Le propriétaire de l’espace a un accès complet et est seul à gérer la facturation, les connexions Google Workspace et Microsoft 365, les rôles, l’export, la réinitialisation et la suppression. Les collaborateurs invités, en nombre selon le forfait, travaillent dans l’espace. Les administrateurs gèrent aussi la marque, les réglages généraux et les champs; les membres créent et modifient modèles, employés, départements et campagnes, et déploient. Les employés ne voient que leur propre fiche, par le portail s’il est activé. Chaque espace est strictement isolé des autres.
Le support de Gensy peut-il voir mes données?
Le support, seulement avec votre autorisation: un membre du support n’entre dans le contenu de votre espace que si le propriétaire accepte sa demande depuis la cloche. L’accès est tracé, porte le badge «Super Admin» dans Paramètres → Équipe et expire de lui-même après 72 heures; vous pouvez le révoquer avant. Par ailleurs, l’équipe d’exploitation de Gensy peut accéder aux données lorsque c’est nécessaire pour faire fonctionner et sécuriser le service, par exemple pour diagnostiquer une panne ou traiter un problème de sécurité.
Puis-je activer la double authentification?
Oui. Dans Mon compte → Sécurité, activez la double authentification avec une application comme Google Authenticator, 1Password ou Authy. L’option «Se souvenir de cet appareil» évite de saisir le code pendant 24 heures, et se révoque partout.
Combien de temps les données sont-elles conservées?
Le détail des statistiques est conservé 90 jours, l’agrégat journalier 13 mois et les archives mensuelles 12 mois. Journal d’activités, historique des actions de l’IA, notifications et planifications: 90 jours. Conversations avec l’assistant IA: 12 mois; demandes de support: 12 mois après la dernière activité. Les invitations expirent après 14 jours, et un accès du support après 72 heures.
Comment exporter ou supprimer toutes mes données?
Dans Mon compte → Sécurité, Exporter mes données produit, pour le propriétaire, un fichier JSON des données de l’espace actif (sans les images, seulement leurs adresses), et Supprimer mon compte efface le compte et les espaces possédés, après confirmation par la saisie du courriel. Paramètres → Réinitialiser permet aussi au propriétaire de vider ou de supprimer un seul espace, s’il garde accès à un autre espace. La suppression est définitive: l’abonnement est résilié aussitôt, sans remboursement au prorata, et les signatures déjà installées restent en place, alors dépubliez d’abord celles de Gmail.
Comparer Gensy
Quelle est la meilleure alternative à Exclaimer?
Tout dépend de votre taille et de votre messagerie. Gensy vise les organisations qui veulent déployer sur Google Workspace et sur Microsoft 365 depuis la même interface, en français, avec des forfaits par palier plutôt qu’un prix par utilisateur. Il offre un forfait gratuit, un éditeur visuel avec conditions d’affichage, et les campagnes et analytiques à partir du forfait Démarrage. Le meilleur test reste votre propre signature: l’essai prend quelques minutes.
Gensy ou CodeTwo: lequel choisir?
Les deux centralisent les signatures d’une organisation. Gensy couvre Microsoft 365 par un add-in Outlook et Google Workspace par l’API Gmail dans le même espace, ce qui compte si vous utilisez les deux ou prévoyez changer. Pour le reste, comparez sur votre cas: l’éditeur, la langue de l’interface et du support, le mode de facturation et le coût total pour votre nombre réel d’employés.
Existe-t-il une alternative québécoise à Letsignit ou Signitic?
Oui: Gensy est conçu et exploité au Québec par Agence Hélium, avec une interface et un support en français, des prix en dollars canadiens et un responsable de la protection des renseignements personnels joignable au Québec. Il couvre Google Workspace et Microsoft 365, avec des conditions d’affichage, des campagnes, des analytiques et un connecteur pour les assistants IA.
Pourquoi ne pas utiliser les règles de signature de Microsoft 365?
Les règles de transport d’Exchange ajoutent un texte au message côté serveur: l’expéditeur ne voit pas sa signature en rédigeant, la mise en forme reste limitée, et la signature se retrouve souvent au bas de la conversation plutôt que sous la réponse. Gensy insère la vraie signature dans Outlook, visible avant l’envoi, avec un éditeur visuel, des conditions par employé, des campagnes et des analytiques.
Quelle différence entre un générateur de signature gratuit et Gensy?
Un générateur produit une signature à copier, une personne à la fois; chacun la colle, puis elle vieillit. Gensy garde un modèle central, remplit les données de chaque employé et, à partir du forfait Démarrage, déploie dans Gmail ou Outlook sans copier-coller. Quand un détail change, une seule modification suffit pour toute l’équipe.
Comment migrer depuis un autre outil de signatures?
Partez de votre signature actuelle: Démarrer avec l’IA en tire un premier modèle et les champs, sans crédit. Importez ensuite vos employés depuis un CSV exporté de l’ancien outil ou depuis Microsoft 365, connectez Google Workspace ou l’add-in Outlook, et désactivez l’ancien outil avant de déployer pour éviter deux signatures.
Gensy facture-t-il par utilisateur?
Non. Gensy vend des forfaits par palier: Démarrage à 15$ par mois jusqu’à 10 employés, Professionnel à 49$ jusqu’à 50, Entreprise à 149$ jusqu’à 250. Plusieurs outils du marché facturent par utilisateur, souvent avec un minimum de licences: comparez le coût total au nombre réel de personnes qui ont besoin d’une signature.
Pourquoi choisir un fournisseur québécois?
Pour la langue d’abord: une interface, une documentation et un support en français. Pour la facturation en dollars canadiens, avec TPS et TVQ. Et pour la Loi 25: un responsable de la protection des renseignements personnels joignable au Québec et une liste de sous-traitants publique. Gensy est un produit d’Agence Hélium, à Québec.
Bonnes pratiques
Que doit contenir une signature courriel professionnelle?
L’essentiel: nom, titre, organisation, un numéro de téléphone et le site web. Ajoutez au besoin un logo, un lien de prise de rendez-vous ou deux ou trois réseaux sociaux. Évitez de répéter l’adresse courriel, que le destinataire a déjà, ainsi que les citations et les longues mentions. Une bonne signature se lit en trois secondes.
Faut-il mettre sa photo dans sa signature courriel?
Dans les métiers de relation, comme la vente, le courtage ou les services-conseils, une photo aide le destinataire à mettre un visage sur un nom. L’important est l’uniformité: même cadrage, même fond et même format pour toute l’équipe. Prévoyez un logo de remplacement pour ceux qui n’en ont pas, avec une condition «est vide».
Ma signature courriel doit-elle être en français au Québec?
La Charte de la langue française encadre l’usage du français dans les communications des entreprises au Québec, et ses exigences ont été renforcées en 2022. Une signature en français, ou bilingue avec le français au moins aussi visible que l’anglais, est la pratique la plus sûre. Pour votre situation précise, consultez l’Office québécois de la langue française.
Faut-il ajouter un avis de confidentialité à sa signature?
C’est rarement obligatoire, et sa portée juridique est discutée. Si votre secteur en demande un, comme le juridique, la finance ou la santé, gardez-le court et placez-le en dernier, en petit texte. Dans Gensy, une condition d’affichage peut le réserver aux employés selon un champ de leur fiche, ou vous pouvez donner aux départements qui en ont besoin leur propre modèle.
Pourquoi ma signature arrive-t-elle en pièce jointe?
Quand une image est collée dans le message, Outlook l’envoie comme pièce jointe intégrée: le destinataire voit un trombone, parfois un fichier image001.png. Une signature Gensy charge ses images depuis un serveur, comme une page web: le message reste léger et rien n’apparaît en pièce jointe.
Pourquoi ma signature s’affiche-t-elle mal en mode sombre?
En thème sombre, les clients de messagerie inversent parfois vos couleurs, parfois seulement le fond. Un texte noir sur un fond blanc forcé devient une boîte blanche au milieu d’un message sombre. Le réglage le plus sûr: un fond transparent, un texte assez contrasté pour tenir dans les deux sens, et un logo qui reste lisible sur fond foncé.
Quelle taille donner au logo dans une signature?
Autour de 120 à 180 px de large à l’affichage, rarement plus de 60 px de haut. Fournissez un fichier au double de cette taille pour qu’il reste net sur les écrans haute densité, et fixez ses dimensions en pixels dans le modèle: Outlook ignore les tailles déduites.
Faut-il une signature différente pour les réponses?
Beaucoup d’organisations utilisent une version courte pour les réponses: nom, titre et téléphone, sans logo ni bannière, pour alléger les longues conversations. La signature complète reste pour le premier message, là où elle fait sa première impression.
Gratuit pour commencer.
Payez quand l'équipe grandit.
Contrôlez votre espace de travail avec Claude, ChatGPT ou Cursor. Importez des employés, modifiez et déployez directement depuis votre IA.
© 2026 GENSY.EMAIL (Agence Hélium Inc.)
Tous droits réservés.
(site web)Vous avez un projet web/app?
Engagez l'équipe derrière gensy.email