Envoi par courriel ou lien

Le mode manuel remet à chaque employé sa signature, prête à copier, avec les instructions pour l’installer. C’est un complément utile pour les adresses hors de votre console. Au forfait Gratuit, le déploiement est toujours manuel, mais la seule action est Copier la signature, sur votre propre ligne: pas d’envoi par courriel, de lien de partage ni d’action en masse.

Le mode de déploiement

Dans la page Déploiement, le bouton de mode de la barre d’outils affiche Manuel ou Automatisé et ouvre la fenêtre Mode de déploiement. Seuls le propriétaire et les administrateurs règlent le mode, pour tout l’espace. Le déploiement automatisé est offert à partir du forfait Démarrage et demande Google Workspace connecté ou l’add-in Outlook installé. Un employé peut ensuite être passé seul en Manuel (sélection → Changer le mode...). Repasser tout l’espace au manuel dépublie, après confirmation, les signatures déployées automatiquement.

Envoyer

• Envoyer — transmet la signature par courriel à l’employé.
• Copier le lien de partage, dans le menu ··· de la ligne — copie le lien public de sa signature.
• Tout notifier ou Envoyer sélection — renvoie le courriel d’installation, après confirmation, aux employés qui l’ont déjà reçu, sans régénérer la signature. Si le lien a plus de 30 jours, l’envoi échoue: utilisez Envoyer pour le régénérer.

Aperçu rapide montre la signature dans une fenêtre de rédaction simulée avant l’envoi.

La page de signature

Le lien ouvre une page avec la signature, un bouton Copier ma signature et les instructions pour Gmail, Outlook (bureau et web) et Apple Mail. Le lien vaut 30 jours depuis la dernière génération de la signature. Une fois expiré, renvoyer ou redéployer la signature, ou recopier le lien de partage, le réactive: c’est le même lien.

Les limites

Le collage est manuel: tant que l’employé ne l’a pas fait, sa signature n’a pas changé. Une signature collée à la main ne peut pas être retirée par Gensy. Pour une organisation entière, le déploiement automatisé reste plus fiable.

Laisser l’employé s’en occuper

En mode libre-service, le portail employé permet à chacun de copier, d’installer ou, selon les options choisies (Déploiement par l’employé, Choix de la méthode), de déployer sa propre signature. L’employé doit avoir un modèle assigné. Voir la page Portail employé.