Microsoft 365

Sur Microsoft 365, la signature est servie par l’add-in Outlook de Gensy. Vous le déployez une fois depuis le centre d’administration; ensuite, chaque déploiement passe par Gensy. À partir du forfait Démarrage.

Installer l’add-in

1. Dans Gensy, le propriétaire de l’espace ouvre Paramètres → Intégrations et clique Télécharger le Manifeste (XML).
2. Allez dans le centre d’administration Microsoft 365 (admin.microsoft.com).
3. Ouvrez Paramètres → Applications intégrées → Charger des applications personnalisées.
4. Téléversez le fichier XML.
5. Déployez l’add-in pour tous les utilisateurs ou pour un groupe.

Dans Gensy, ouvrez ensuite Déploiement, passez en Déploiement automatisé et cliquez Tout déployer: l’add-in ne sert que les employés ainsi déployés (pas ceux en mode manuel). Ils reçoivent alors leur signature dans chaque nouveau message, sans rien installer eux-mêmes.

Savoir si ça fonctionne

Dans l’onglet Intégrations, le badge Microsoft affiche Connecté, avec le nombre d’employés actifs, dès qu’un employé déployé a reçu sa signature par l’add-in dans les 7 derniers jours. Il reste à Non connecté tant qu’aucun employé déployé n’a rédigé de message, et y repasse après 7 jours sans activité.

Les statuts de l’add-in

• En attente — déployé, pas encore récupéré par l’add-in.
• Hors ligne — aucune récupération depuis plus de 7 jours. Vérifiez que l’add-in est toujours installé et que l’employé a rédigé un message récemment: l’add-in se manifeste à la rédaction, pas à l’ouverture d’Outlook.
• Erreur Add-in — la cause s’affiche sous le badge: aucun modèle assigné, modèle sans contenu publié ou trop de requêtes.

Alias

Si une personne écrit depuis plusieurs adresses — UPN, anciennes adresses —, ajoutez-les dans le champ Alias e-mail (Outlook) de sa fiche: l’add-in la reconnaîtra.

Boîtes partagées

Quand un délégué répond depuis une boîte partagée, l’add-in détecte le répondant et peut afficher son nom dans la signature. Voir la page Boîtes partagées.

Importer l’annuaire

L’add-in pousse les signatures; l’annuaire, lui, s’importe séparément dans Employés → Importer ▾ → Microsoft 365, avec le consentement d’un administrateur.

Une même adresse dans deux espaces

Si une adresse est employée dans deux espaces Gensy, un add-in installé avec un ancien manifeste, sans lien à un espace précis, cesse de servir sa signature. Le propriétaire de l’espace qui l’a installé retélécharge le manifeste dans Paramètres → Intégrations et le recharge dans le centre d’administration. La signature ne doit être déployée automatiquement que depuis un seul des deux espaces.