Portail employé

Le portail donne à chaque employé un lien personnel, sécurisé par un jeton, valide 90 jours et sans compte Gensy. Ce qu’il peut y faire dépend du mode choisi dans Paramètres → Général, carte Portail employé.

Les trois modes

• Désactivé — aucun lien personnel; les fiches sont tenues par votre équipe dans Gensy. Les liens déjà envoyés affichent «Page non disponible».
• Collecte d’informations — l’employé complète sa fiche et sa photo; chaque envoi passe par l’approbation d’un administrateur, et la signature reste gérée par l’entreprise.
• Libre-service — l’employé gère sa fiche, sa photo et sa signature: aperçu, copie, déploiement.

Les options

• Invitation automatique — envoie le lien à chaque nouvel employé, créé à la main, importé en CSV ou synchronisé depuis Microsoft 365, et un bouton invite ceux qui ne l’ont jamais été. Seuls les employés couverts par le forfait sont invités (en libre-service, ceux qui ont un modèle), jamais la fiche du propriétaire; aucun courriel ne part au forfait Gratuit.
• Relance — renvoie le lien après 3, 7 (par défaut) ou 14 jours sans fiche complétée, une seule fois.
• Champs modifiables — tous, ou une sélection. Le courriel et le département restent gérés par les administrateurs, et l’employé ne voit que les champs de son modèle.
• Approbation (mode collecte) — tous les administrateurs, ou le propriétaire seulement, sont avisés.
• Aperçu de la signature (mode collecte) — l’employé voit sa signature en lecture seule.
• Libre-service — choix du modèle, déploiement par l’employé, choix de la méthode et validation facultative.

Approuver les envois

Un bandeau «N à approuver» apparaît dans la page Employés. Examiner montre chaque champ — valeur actuelle et valeur proposée, à cocher une par une —, l’aperçu de la signature après approbation et un message facultatif. Vous approuvez tout, une partie, ou refusez; l’employé est avisé par courriel.

Suivre les invitations

La colonne Portail de la page Employés montre l’état de chacun — Non invité, Invité, Lien ouvert, À approuver, Profil complété — avec la date, un lien Inviter pour les non-invités et Examiner pour un envoi en attente. Renvoyer l’invitation au portail et Copier le lien du portail sont dans le menu ··· de la ligne.

Couper un lien

Régénérer le lien du portail, dans le menu ··· d’une ligne, en émet un nouveau et invalide l’ancien.